Informativa sul trattamento dei dati personali

Versione 1.0 — 19 ottobre 2026 · Informativa ai sensi degli articoli 12 e 13 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR).

1. Titolare del trattamento e contatti

Il titolare del trattamento è Alessandro Nossen, in qualità di gestore del progetto personale indipendente Polar Lab, raggiungibile all'indirizzo Alessandrosv1976@hotmail.it. Tale indirizzo può essere utilizzato per domande sul trattamento dei dati e per esercitare i diritti riconosciuti dalla normativa. Polar Lab non è presentato come servizio istituzionale dell'Esercito o di altre amministrazioni.

Il titolare deve verificare, prima dell'impiego definitivo, che le informazioni identificative e di contatto pubblicate siano sufficienti ai sensi dell'art. 13 GDPR. Non viene indicato un Responsabile della protezione dei dati (RPD/DPO) poiché non risulta designato; l'eventuale obbligo di designazione va valutato in base ai trattamenti effettivi (art. 37 GDPR).

2. Natura del progetto e categorie di interessati

Polar Lab è una piattaforma ad accesso su invito dedicata alla condivisione di conoscenze, documenti e opportunità di confronto su regioni polari e ambienti di alta quota. Il trattamento riguarda gli invitati e gli utenti registrati, inclusi ricercatori, studiosi e professionisti. La registrazione è prevista per persone maggiorenni.

3. Dati trattati

• Dati necessari: indirizzo email, nome e cognome, città e Paese dichiarati, ambito di studio o attività, identificativo dell'account e informazioni strettamente necessarie all'autenticazione.
• Dati facoltativi: organizzazione di appartenenza, titolo di studio, fascia d'età, numero telefonico, breve biografia e interessi di ricerca.
• Dati tecnici e di sicurezza: informazioni di sessione, log e dati tecnici generati dai servizi di hosting e autenticazione, nei limiti delle configurazioni e delle politiche dei fornitori.
• Preferenze: scelta facoltativa di rendere visibile una selezione limitata di dati professionali agli altri membri e registrazione della presa visione dell'informativa.

Non è richiesta la data di nascita completa, l'indirizzo di residenza o la comunicazione di dati appartenenti alle categorie particolari di cui all'art. 9 GDPR. Gli utenti sono invitati a non inserire dati sanitari, convinzioni politiche o religiose, dati di terzi o altre informazioni sensibili nei campi liberi.

4. Finalità e basi giuridiche

• Gestione dell'invito, registrazione, accesso e profilo: attività necessarie a fornire il servizio richiesto dall'utente, sulla base dell'art. 6, par. 1, lett. b), GDPR, laddove sussistano i relativi presupposti.
• Protezione degli account, prevenzione degli abusi e sicurezza: perseguimento del legittimo interesse del titolare a proteggere la piattaforma, art. 6, par. 1, lett. f), GDPR, previa valutazione di bilanciamento.
• Adempimento di obblighi normativi o risposta a richieste delle autorità: art. 6, par. 1, lett. c), GDPR, ove applicabile.
• Visibilità facoltativa del profilo professionale agli altri iscritti: consenso libero, specifico, informato e revocabile, art. 6, par. 1, lett. a), e art. 7 GDPR. La mancata autorizzazione non impedisce l'accesso al servizio.

La presa visione dell'informativa non equivale al consenso per finalità ulteriori. Non sono previsti, nell'attuale configurazione, marketing, profilazione commerciale o decisioni unicamente automatizzate con effetti giuridici ai sensi dell'art. 22 GDPR.

5. Conferimento dei dati e conseguenze del mancato conferimento

Le informazioni indicate come necessarie sono richieste per attivare l'account e consentire il funzionamento della piattaforma. Senza di esse l'attivazione non può essere completata. I dati facoltativi possono essere omessi senza limitazioni all'accesso. L'eventuale consenso alla visibilità del profilo può essere negato o revocato senza conseguenze sulla registrazione.

6. Visibilità dei profili e destinatari

Per impostazione predefinita i profili sono privati. Il titolare, e gli eventuali amministratori espressamente autorizzati, possono accedere ai dati necessari alla gestione del servizio. Gli altri membri non devono poter consultare telefono, fascia d'età, email privata o altri dati del profilo non espressamente autorizzati.

L'eventuale funzione di condivisione del profilo, non ancora attivata nella versione 9.0, potrà rendere visibili soltanto nome, città, organizzazione e ambito di attività, previa scelta esplicita dell'utente e dopo l'implementazione dei controlli tecnici di accesso.

7. Fornitori e responsabili del trattamento

Per l'erogazione del servizio vengono utilizzati Supabase (database, autenticazione e funzioni server) e Cloudflare (pubblicazione e distribuzione del sito e servizi infrastrutturali). I fornitori e i rispettivi subfornitori possono trattare dati nei limiti dei servizi utilizzati. I ruoli privacy, gli accordi di trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR e le liste aggiornate dei sub-responsabili devono essere verificati rispetto agli account e ai piani effettivamente in uso.

Documentazione dei fornitori: Supabase — Data Processing Addendum; Supabase — Data residency e trasferimenti; Cloudflare — Data Processing Addendum.

8. Luogo del trattamento e trasferimenti internazionali

Il progetto Supabase è stato configurato con regione principale in Irlanda. Ciò non garantisce che ogni trattamento o accesso tecnico avvenga esclusivamente nello Spazio economico europeo: i fornitori possono avvalersi di infrastrutture, personale o subfornitori in altri Paesi. Per i trasferimenti soggetti agli artt. 44–49 GDPR occorre verificare i meccanismi applicabili, tra cui decisioni di adeguatezza o clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione europea, ed eventuali misure supplementari. Le garanzie concrete dipendono dagli accordi effettivamente applicabili al servizio.

9. Periodi di conservazione

Politica proposta da adottare operativamente: i dati del profilo e dell'account sono conservati per la durata dell'iscrizione; dopo la richiesta di cancellazione, l'account e il profilo saranno eliminati o anonimizzati senza ingiustificato ritardo e, come obiettivo operativo, entro 30 giorni dalla verifica della richiesta, salvo obblighi legali o necessità documentate di tutela di diritti. I dati facoltativi rimangono conservati fino alla loro rimozione da parte dell'utente o alla chiusura dell'account. Gli inviti non accettati saranno riesaminati e cancellati dopo 90 giorni, se tecnicamente possibile e salvo esigenze documentate. Backup e log tecnici seguiranno cicli di conservazione separati, da verificare con i fornitori e da riportare qui prima dell'avvio del servizio.

Questi termini non costituiscono una dichiarazione di cancellazione automatica già implementata. Prima dell'uso reale occorre definire procedure, responsabilità, tempi dei backup e meccanismi di esecuzione coerenti con l'art. 5, par. 1, lett. e), GDPR.

10. Sicurezza e riservatezza

Le password sono gestite dal sistema di autenticazione Supabase e non sono accessibili in chiaro al gestore di Polar Lab. Sono previsti accesso su invito, controlli sui ruoli e regole di accesso al database (Row Level Security). Il titolare deve verificare periodicamente le autorizzazioni, proteggere le proprie credenziali, gestire gli incidenti e applicare misure adeguate al rischio ai sensi degli artt. 25 e 32 GDPR. I documenti non pubblici non devono essere caricati come file statici liberamente raggiungibili tramite URL.

11. Diritti degli interessati

Nei casi e nei limiti previsti dal GDPR, l'utente può esercitare i diritti di accesso (art. 15), rettifica (art. 16), cancellazione (art. 17), limitazione (art. 18), portabilità (art. 20) e opposizione (art. 21), oltre alla revoca del consenso (art. 7, par. 3) senza pregiudicare la liceità dei trattamenti precedenti. Le richieste possono essere inviate a Alessandrosv1976@hotmail.it. Il titolare risponde di regola entro un mese, salvo proroghe motivate nei casi previsti dall'art. 12 GDPR.

L'interessato può presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (art. 77 GDPR), ferma restando la tutela giurisdizionale.

12. Cookie e strumenti analoghi

La piattaforma utilizza meccanismi tecnici necessari per la gestione della sessione di autenticazione. Non risultano previsti, nell'attuale configurazione progettuale, cookie di profilazione o pubblicità. Prima della pubblicazione va eseguita una verifica tecnica dei cookie e degli strumenti di memorizzazione effettivamente impiegati, nonché degli eventuali servizi di terzi, per determinare se occorrano ulteriori informazioni o meccanismi di consenso secondo la normativa applicabile.

13. Aggiornamenti dell'informativa

Il titolare può aggiornare il presente documento in caso di modifiche alle funzionalità, ai fornitori o alle finalità del trattamento. Le modifiche sostanziali saranno comunicate agli interessati con modalità adeguate prima dell'applicazione, quando richiesto dalla normativa.

Riferimenti: Regolamento (UE) 2016/679, artt. 5–7, 12–22, 25, 28, 32, 33–34, 37, 44–49 e 77; d.lgs. 196/2003, come modificato dal d.lgs. 101/2018, ove applicabile.

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